Tenant Liaison Officer Internship at Social Housing Regulatory Authority

ROLE PURPOSE

• To assist and aid with the management of the SOHCO complex, including management of relationships with tenants, rental collection, leasing of units and maintenance.

ROLE DELIVERABLES

Key Performance Areas:

• Marketing
• Pre-take on assessment
• Take on, handover and record keeping
• Accounts
• Debt collection
• Lease management and tenant relations
• Maintenance queries
• Office administration
• Welfare advice and support 

GENERIC SKILLS:

• Communication
• Facilitation
• Customer Service
• Teamwork 

ATTRIBUTES

• Emotional control
• Interpersonal Skills
• Attention to detail
• Adaptability and Flexibility 

Qualifications Required

• Grade 12 education

Role Requirements

Marketing

• Engage in marketing activities by participating in formal and informal networking activities
• Ensure that signage on site is visible
• Furnish prospective tenants with product service offerings and required documentation criteria (product and services brochures/pamphlets)

Pre "Take On" Assessment

• Assist new applicants in completing forms and documentation
• Receive, sort and review application forms from prospective tenants
• Assess whether pre-qualification criteria are met and source additional information if required
• Complete credit checks and rate applications that have been through credit vetting process
• Call qualifying tenants and advise that their application has been approved
• Call non- qualifying tenants and advise that their application has not been approved

"Take On", Handover And Record Keeping

• Assist with the leasing process
• Input leasing data onto the Novtel system
• Scan and upload all documentation to Shared drive and Novtel Relations
• Sort hardcopy files in the office
• Sort softcopy files on the Shared drive

Accounts

• Assist tenants with rental account queries.

Debt Collection

• Assist with the rental collection process through:
• Distributing rental statements
• Following up on tenants that are in arrears
• Distributing arrears letters and final notices
• Implementing credit control procedures through:
• Calling of tenants who have not paid by the 6th of each month
• Visiting tenants who are more than 1 month in arrears
• Inspecting all arrear rental units weekly to ensure tenants have not absconded

Lease Management / Tenant Relationships

• Attending to tenant queries and complaints
• Enforcing house rules
• Deal with complaints between parties and facilitate an amicable resolution
• Issuing notice letters and warnings
• Conducting tenant occupancy audits
• Network and establish contacts with social workers and welfare agencies, for use by tenants

Maintenance Queries

• Assist tenants with maintenance complaints
• Log maintenance calls and or walk in queries Use the property management system to control maintenance management

Office Administration

• Basic office administration as required by the manager

Welfare Advice And Support

• Network and establish contacts with social workers and welfare agencies